Kebijakan Privasi (Privacy Policy)

Terakhir diperbarui: 27 Desember 2025

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Epruvo (“Kami”) mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan membagikan data ketika Anda (“Anda”) menggunakan layanan Epruvo (“Layanan”).

Dengan menggunakan Layanan, Anda memahami praktik yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Jika Anda tidak setuju, mohon jangan menggunakan Layanan.

1. Cakupan

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk penggunaan Layanan Epruvo, termasuk situs web dan aplikasi Epruvo. Kebijakan ini tidak mencakup layanan pihak ketiga yang mungkin terhubung dengan Layanan.

2. Data yang Kami Kumpulkan

2.1 Data Akun
  • Nama (jika Anda mengisi)
  • Email
  • Nama perusahaan/organisasi
  • Informasi dasar terkait peran (misalnya admin/approver/user) jika diterapkan dalam organisasi Anda
2.2 Data yang Anda Unggah atau Buat di Layanan (Konten)

Anda atau organisasi Anda dapat mengunggah atau membuat Konten di Epruvo, termasuk (namun tidak terbatas pada):

  • Dokumen PDF
  • Data formulir (misalnya cuti, izin, reimbursement, permintaan pembelian)
  • Lampiran (misalnya bukti transaksi)
  • Komentar/catatan terkait proses approval
2.3 Data Aktivitas dan Log
  • Riwayat aktivitas terkait approval (misalnya siapa menyetujui/menolak dan waktu aksinya)
  • Log teknis untuk keamanan dan troubleshooting (misalnya waktu akses, perangkat/browser, dan alamat IP secara umum.
2.4 Data Pembayaran

Jika Anda berlangganan paket berbayar, data pembayaran dapat diproses melalui penyedia pembayaran pihak ketiga. Kami dapat menerima informasi status pembayaran (misalnya berhasil/gagal, tanggal, paket), namun Kami tidak berjanji menyimpan data kartu Anda secara langsung.

3. Cara Kami Menggunakan Data

Kami menggunakan data untuk tujuan berikut:

  • Menyediakan dan mengoperasikan Layanan (workflow form, workflow PDF, approval, notifikasi)
  • Autentikasi, manajemen akun, dan kontrol akses
  • Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan memantau kinerja sistem
  • Memberikan dukungan pelanggan dan menyelesaikan masalah teknis
  • Mengirim notifikasi terkait penggunaan Layanan (misalnya pengajuan baru, status approval)
  • Keperluan administrasi, penagihan, dan pengelolaan langganan (jika berbayar)
  • Peningkatan produk (misalnya analisis penggunaan secara agregat untuk memperbaiki pengalaman pengguna)

Kami tidak menjual data pribadi Anda.

4. Dasar Pemrosesan

5. Pembagian Data

Kami dapat membagikan data dalam situasi berikut:

5.1 Kepada Penyedia Layanan (Processor)

Kami dapat menggunakan penyedia pihak ketiga untuk membantu pengoperasian Layanan (misalnya hosting, email/notifikasi, analitik teknis, dan pembayaran). Mereka hanya boleh memproses data sesuai instruksi Kami dan untuk tujuan penyediaan layanan kepada Kami.

5.2 Dalam Organisasi Anda

Konten dan aktivitas approval dapat terlihat oleh pengguna lain dalam organisasi Anda sesuai peran dan hak akses. Misalnya: admin dapat melihat status approval, approver dapat melihat pengajuan yang perlu diproses, dan pemohon dapat melihat status pengajuannya.

5.3 Kepatuhan Hukum

Kami dapat mengungkapkan informasi jika diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau permintaan resmi dari otoritas berwenang.

5.4 Perlindungan Hak

Kami dapat membagikan informasi jika diperlukan untuk melindungi hak, keamanan, dan properti Kami, pengguna, atau publik, sejauh diizinkan oleh hukum.

6. Penyimpanan Data (Retention)

Kami menyimpan data selama diperlukan untuk menyediakan Layanan dan menjalankan kewajiban operasional serta hukum. Lama penyimpanan dapat berbeda tergantung jenis data dan konteks penggunaan.

Ketika akun Anda/organisasi ditutup atau akses dihentikan, kami dapat mempertahankan sebagian data untuk:

  • kepatuhan hukum,
  • penyelesaian sengketa,
  • penegakan perjanjian,
  • keamanan dan pencegahan penyalahgunaan.

Untuk permintaan penghapusan data tertentu, Anda dapat menghubungi kami (lihat bagian “Kontak”).

7. Keamanan

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar untuk melindungi data dari akses, perubahan, pengungkapan, atau perusakan yang tidak sah.

Namun, tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Oleh karena itu, Kami tidak dapat menjamin keamanan absolut. Anda bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial akun dan mengatur akses di organisasi Anda dengan benar.

8. Transfer Data

Infrastruktur dan penyedia layanan yang Kami gunakan dapat berada di Indonesia atau di negara lain. Jika data diproses di luar Indonesia, Kami berupaya menerapkan perlindungan yang wajar sesuai praktik industri dan kebutuhan operasional.

9. Cookies dan Teknologi Serupa

Kami dapat menggunakan cookies atau teknologi serupa untuk:

  • menjaga sesi login,
  • mengingat preferensi dasar,
  • mengukur performa dan penggunaan layanan secara teknis.

Anda dapat mengatur browser Anda untuk menolak cookies, namun beberapa fitur Layanan dapat tidak berfungsi dengan baik.

10. Hak Anda

Sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, Anda dapat memiliki hak untuk:

  • meminta akses terhadap data pribadi Anda,
  • meminta koreksi data yang tidak akurat,
  • meminta penghapusan data tertentu,
  • menarik persetujuan (jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan),
  • mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu.

Jika Anda adalah pengguna dalam suatu organisasi, beberapa permintaan mungkin perlu diajukan melalui admin organisasi Anda, terutama jika data terkait proses internal organisasi.

11. Anak-anak

Layanan tidak ditujukan untuk anak-anak. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak-anak. Jika Anda meyakini ada data anak-anak yang tersimpan di Layanan, hubungi kami agar dapat ditangani.

12. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Versi terbaru akan ditampilkan di halaman ini dengan tanggal “Terakhir diperbarui”. Dengan terus menggunakan Layanan setelah perubahan berlaku, Anda dianggap menyetujui perubahan tersebut.

13. Kontak

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Syarat dan Ketentuan ini, silakan hubungi Kami:

© 2025 Epruvo. Semua hak cipta dilindungi.