Jawaban untuk hal yang biasanya ditanyakan sebelum mulai.
Pelajari cara Epruvo menangani workflow approval, pihak eksternal, dokumen, akses pengguna, integrasi API, dan paket berlangganan.
Umum
Memahami dasar Epruvo.
Gambaran produk, proses yang dapat dibangun, dan cara workflow mengikuti struktur perusahaan.
Epruvo adalah platform SaaS untuk membuat dan menjalankan approval workflow, mengirim dokumen untuk ditandatangani, melibatkan pihak eksternal, memantau status, serta menyimpan dokumen final dan riwayat tindakan dalam satu sistem.
Epruvo cocok untuk perusahaan dengan proses persetujuan berulang, melibatkan beberapa bagian, membutuhkan jejak keputusan, atau masih menjalankan approval melalui email, chat, spreadsheet, dan dokumen fisik.
Contohnya purchase request, payment request, reimbursement, cuti, perjalanan dinas, approval kontrak, berita acara, dokumen HR, perubahan prosedur, vendor approval, dan proses lain yang dapat dibentuk melalui form serta workflow.
Tidak. Admin dapat membuat custom field, form template, tahapan approval, approver, dan format nomor dokumen sesuai kebutuhan.
Ya. Workflow dapat memiliki beberapa tahap dengan satu atau beberapa approver. Pada setiap tahap, perusahaan dapat menentukan apakah seluruh approver atau cukup salah satu yang harus menyetujui.
Ya. Epruvo dapat menggunakan hierarki departemen untuk mencari atasan langsung, atasan pada tingkat tertentu, atau kepala departemen sesuai konfigurasi workflow.
Approver dapat memberikan delegasi kepada pengguna lain untuk periode tertentu. Sistem mencatat siapa yang bertindak dan atas nama siapa tindakan tersebut dilakukan.
Pihak eksternal
Libatkan pihak luar dengan akses terbatas.
Vendor atau klien hanya melihat dokumen dan tindakan yang memang ditujukan kepada mereka.
Tidak selalu. Pihak eksternal dapat menerima link melalui email untuk membuka satu dokumen dan melakukan tindakan yang tersedia tanpa membuat akun Epruvo.
Link dikunci ke satu dokumen dan memiliki masa berlaku sesuai konfigurasi perusahaan. Setelah tindakan selesai, halaman dapat berubah menjadi read-only. Link bersifat seperti kredensial akses dan tidak boleh diteruskan kepada pihak lain.
Ya. Pihak eksternal menerima notifikasi melalui email ketika tindakan mereka diperlukan.
Dokumen
Dari PDF hingga verifikasi.
Jawaban mengenai penandatanganan, dokumen final, QR, dan riwayat tindakan.
Ya. Pembuat dokumen dapat upload PDF, menentukan penandatangan, menempatkan area tanda tangan, lalu menjalankan proses secara serial atau paralel.
Ya. Setelah proses selesai, PDF final dapat dilihat atau di-download sesuai hak akses.
QR membuka halaman verifikasi untuk melihat status dan informasi dokumen yang tercatat di Epruvo. QR tidak dimaksudkan sebagai sertifikat digital atau bukti kriptografis bahwa isi file tidak pernah berubah.
PDF final memuat dokumen, tanda tangan pada posisi yang ditentukan, dan QR verifikasi. Riwayat tindakan tersimpan di Epruvo dan dapat ditampilkan sesuai konfigurasi serta hak akses, tetapi tidak dijanjikan selalu tercetak di dalam PDF.
Akses dan SSO
Akses sesuai peran pengguna.
Role, beberapa membership perusahaan, SSO, dan penggunaan melalui smartphone.
Ya. Perusahaan dapat membuat role dan permission untuk mengatur fungsi yang tersedia bagi pengguna. Cakupan akses akhir mengikuti konfigurasi perusahaan.
Ya. Satu akun dapat memiliki membership, profil, departemen, dan role yang berbeda pada beberapa perusahaan.
Epruvo mendukung OpenID Connect pada deployment yang telah dikonfigurasi. Pengguna harus sudah terdaftar dan aktif; login SSO tidak membuat akun baru secara otomatis.
Ya. Epruvo dapat diakses melalui browser pada smartphone.
Integrasi API
Hubungkan Epruvo dengan sistem perusahaan.
Gunakan workflow Epruvo dari ERP, HRIS, atau aplikasi internal dengan akses yang tetap terkendali.
Pelajari Fitur APIERP, HRIS, dan aplikasi internal dapat dihubungkan dengan Epruvo selama sistem tersebut dapat menggunakan API sesuai panduan integrasi yang tersedia.
Sistem asal dapat mengirim data ke formulir approval yang telah disiapkan perusahaan atau mengajukan PDF untuk ditandatangani. Pada permintaan tanda tangan, sistem dapat menentukan penandatangan dan posisi tanda tangan pada halaman dokumen.
Tidak untuk pengajuan yang dikirim melalui integrasi. Pengguna dapat memulai proses dari sistem asal, sedangkan approver atau penandatangan tetap menyelesaikan tindakan melalui alur yang disediakan Epruvo.
Sistem asal dapat membaca status pengajuan melalui API. Untuk proses penandatanganan yang telah selesai, sistem juga dapat mengambil PDF final.
Webhook tersedia untuk memberi tahu sistem ketika dokumen selesai atau dibatalkan, serta ketika formulir approval disetujui, ditolak, atau dibatalkan. Saat ini, webhook difokuskan pada hasil proses tersebut dan belum mencakup setiap tindakan individual dalam proses tanda tangan.
Permintaan API menggunakan autentikasi HMAC-SHA256. Setiap kredensial integrasi dapat diberikan cakupan izin atau scope sesuai kebutuhan. Sistem yang hanya perlu mengirim dan membaca pengajuan tidak otomatis memiliki izin untuk membatalkan proses atau menjalankan tindakan lain.
Admin dapat membuat kredensial, memilih cakupan izinnya, dan mengatur alamat tujuan webhook melalui menu Integration. Kunci rahasia atau secret hanya ditampilkan satu kali ketika kredensial dibuat, dan kredensial dapat dicabut ketika tidak lagi digunakan.
Sistem asal dapat mengirim nomor referensi unik melalui external_ref. Referensi ini menjadi penanda untuk membantu mencegah transaksi yang sama dikirim lebih dari satu kali.
Tidak jika integrasi menggunakan kunci integrasi tetap atau stable_key. Form approval dan custom field memiliki kunci yang terpisah dari label yang terlihat oleh pengguna, sehingga admin dapat memperbarui label tanpa mengubah acuan integrasinya.
Harga
Mulai dari kapasitas yang sesuai.
Informasi yang sudah dikonfirmasi mengenai uji coba dan perbedaan paket Epruvo.
Lihat HargaYa. Semua paket Epruvo dapat dicoba gratis selama satu bulan.
Perbedaan utama terdapat pada jumlah pengguna, kapasitas storage, dan skala penggunaan tim. Seluruh paket mencakup fitur Epruvo, form dan approval workflow tanpa batas, serta dashboard monitoring.
Belum menemukan jawaban yang Anda cari?
Sampaikan proses atau kebutuhan perusahaan Anda. Tim Idemas akan membantu menjelaskan konfigurasi Epruvo yang relevan.