Fitur Epruvo

Bangun workflow yang mengikuti cara perusahaan Anda bekerja.

Mulai dari pengajuan sederhana hingga approval lintas departemen dan penandatanganan oleh pihak eksternal, Epruvo membantu tim mengatur proses tanpa kehilangan visibilitas.

Jadwalkan Demo Lihat Harga
Ilustrasi alur dari form, approval, tanda tangan, hingga dokumen final
InputKeputusanIntegrasiDokumenTata kelola

Form dan template

Buat form yang sesuai dengan proses Anda.

Admin dapat mendefinisikan custom field lalu menggunakannya kembali pada berbagai template. Setiap template dapat memiliki susunan, kewajiban pengisian, dan aturan yang berbeda.

  • Form template untuk proses berulang
  • Custom field yang dapat digunakan kembali
  • Field wajib atau opsional
  • Urutan field yang dapat diatur
  • Dukungan lampiran
  • Aturan tanggal dan angka sesuai konfigurasi
  • Duplikasi template untuk proses serupa

Contoh penggunaan Purchase request, reimbursement, cuti, perjalanan dinas, permintaan perubahan, atau approval dokumen internal.

Ilustrasi penyusunan field dalam sebuah template form

Approval workflow

Susun approval bertingkat tanpa meneruskan dokumen secara manual.

Buat beberapa tahapan approval dan tentukan siapa yang bertindak pada setiap tahap. Setelah satu tahap selesai, Epruvo meneruskan proses sesuai workflow yang telah ditetapkan.

PengajuanInformasi lengkapSiap dikirim
Tahap approvalSatu atau beberapa approverSemua atau salah satu
HasilWorkflow dilanjutkanSesuai konfigurasi
ApproveRejectVoidRiwayat statusRouting terkonfigurasi

Integrasi API

Hubungkan Epruvo dengan sistem perusahaan Anda.

ERP, HRIS, atau aplikasi internal dapat mengirim pengajuan ke Epruvo. Workflow approval dan penandatanganan tetap berjalan di Epruvo, sementara sistem asal dapat memantau status seluruh proses dan mengambil PDF final dari proses penandatanganan.

Ilustrasi alur integrasi dari sistem perusahaan ke Epruvo dan kembali ke sistem asal
Kirim pengajuan

Kirim data ke form approval atau unggah PDF untuk ditandatangani langsung dari sistem asal.

Pantau proses

Pantau status pengajuan langsung dari sistem asal.

Unduh dokumen final

Ambil PDF final setelah proses penandatanganan selesai.

Terima pembaruan

Gunakan webhook agar sistem Anda mengetahui perubahan status yang didukung.

Integrasi yang dirancang untuk tetap terkendali
  • Autentikasi HMAC-SHA256
  • Cakupan izin per kredensial
  • Webhook bertanda tangan
  • Referensi unik anti-duplikat
  • Kunci integrasi form dan field tetap
Ilustrasi hierarki departemen untuk routing approver

Setiap tingkat dapat digunakan sebagai konteks routing approver.

Struktur organisasi

Gunakan struktur perusahaan sebagai bagian dari routing approver.

Epruvo dapat menggunakan hierarki departemen untuk menentukan approver berdasarkan posisi relatif terhadap pengaju.

  • Struktur departemen berbentuk hierarki
  • Routing ke atasan langsung atau tingkat tertentu
  • Routing ke kepala departemen
  • Approver cadangan ketika posisi yang dituju belum terisi
  • Penyaringan data sesuai konteks dan konfigurasi

Penomoran dokumen

Gunakan format nomor yang mengikuti standar perusahaan.

Setiap template approval dapat memiliki pola nomor sendiri, termasuk prefix, suffix, sequence, elemen tanggal, dan periode reset.

PR/2026/07/00123HRD-CUTI-0042

Penandatanganan dokumen

Kirim PDF untuk ditandatangani tanpa mencetak dokumen.

Upload PDF, tambahkan penandatangan, letakkan area tanda tangan pada halaman yang sesuai, lalu tentukan urutan proses.

  • Penandatangan internal maupun eksternal
  • Mode serial atau paralel
  • Penempatan area tanda tangan per halaman
  • Status setiap penandatangan
  • Penolakan dengan catatan
  • Pengiriman ulang notifikasi
  • PDF final dan QR menuju halaman verifikasi
Ilustrasi penempatan area tanda tangan pada dokumen PDF

Akses eksternal

Beri akses terbatas tanpa mewajibkan akun.

Pihak eksternal dapat menerima link melalui email untuk membuka satu dokumen dan melakukan tindakan yang tersedia tanpa login penuh.

  • Approval dan penandatanganan eksternal
  • Akses terbatas ke satu dokumen
  • Masa berlaku sesuai konfigurasi perusahaan
  • Tampilan read-only setelah tindakan selesai
  • Riwayat tindakan tetap tercatat
Ilustrasi akses satu dokumen melalui link pribadi

Link bersifat pribadi. Siapa pun yang memiliki link dapat membuka tindakan yang tersedia selama link masih berlaku.

Delegasi

Jaga workflow tetap bergerak saat approver tidak tersedia.

Pengguna dapat memberikan kewenangan kepada pengguna lain untuk periode tertentu. Sistem mencatat siapa yang melakukan tindakan dan atas nama siapa tindakan tersebut dilakukan.

Pemilik kewenanganApprover utama
Penerima delegasiApprover pengganti
  • Tanggal mulai dan berakhir
  • Berlaku dalam konteks perusahaan
  • Dapat digunakan pada approval dan penandatanganan
  • Notifikasi kepada penerima delegasi
  • Riwayat pelaku dan pemilik kewenangan

Notifikasi dan reminder

Beri tahu orang yang tepat ketika giliran mereka tiba.

Epruvo mengirim notifikasi ketika ada pengajuan baru, permintaan approval, permintaan tanda tangan, perubahan status, atau reminder atas tindakan yang belum selesai.

In-app notificationEmailPush notification*
*Pada deployment dan perangkat yang telah dikonfigurasi. Pihak eksternal menerima notifikasi melalui email.

Dashboard dan riwayat

Lihat proses yang sedang berjalan dari satu tempat.

Dashboard membantu pengguna melihat dokumen approval dan tindakan yang membutuhkan perhatian. Submission log dan activity log membantu admin menelusuri aktivitas penting.

Ringkasan Berdasarkan template, pengaju, atau departemen sesuai hak akses.Daftar tindakan Dokumen yang sedang menunggu perhatian pengguna.Submission log Proses approval dan penandatanganan yang tercatat.Activity log Tindakan tertentu seperti pembatalan atau penghapusan.Filter Periode dan status yang tersedia.

Role dan hak akses

Susun akses sesuai tanggung jawab pengguna.

Administrator dapat membuat role, menetapkan permission yang relevan, lalu menghubungkannya kepada pengguna sesuai tanggung jawab. Setiap orang hanya melihat dan menjalankan tindakan yang memang menjadi kewenangannya.

  • Role sesuai fungsi kerja
  • Permission berdasarkan fitur dan tindakan
  • Assignment role kepada pengguna
  • Akses dokumen mengikuti kewenangan
  • Undangan pengguna melalui email
  • Aktivasi dan reset password
Ilustrasi permission yang diterapkan melalui role pengguna

Single Sign-On

Hubungkan login dengan identity provider yang dikonfigurasi.

Epruvo mendukung Single Sign-On berbasis OpenID Connect pada deployment yang telah dikonfigurasi.

  • Pengguna sudah terdaftar dan aktif di Epruvo
  • SSO tidak membuat akun baru secara otomatis
  • Provider berlaku pada level deployment
  • Konteks perusahaan tetap dipilih bila membership lebih dari satu
Ilustrasi dokumen final dan halaman verifikasi

Dokumen final dan verifikasi

Simpan hasil akhir yang lebih mudah diperiksa kembali.

Setelah proses selesai, Epruvo dapat menyediakan PDF final dan QR yang mengarah ke halaman verifikasi.

Pada halaman tersebut, pengguna dapat melihat status dan informasi dokumen yang tercatat di Epruvo.

Perlu diketahui Halaman verifikasi membantu pemeriksaan data yang tersimpan di sistem dan bukan pengganti sertifikat digital.

Akses melalui browser

Buka dokumen dari perangkat kerja Anda.

Epruvo dapat diakses melalui browser agar pengguna dapat melihat status dan membuka dokumen yang membutuhkan tindakan dari perangkat kerja mereka.

Lihat bagaimana fitur Epruvo diterapkan pada proses Anda.

Tunjukkan satu contoh workflow. Tim kami akan membantu memetakan form, tahapan approval, penandatangan, dan notifikasi yang dibutuhkan.

Jadwalkan Demo Lihat Harga